viernes, 5 de septiembre de 2008

Algo sobre cursogramas

Cursogramas
El cursograma o flujo grama es la representación gráfica del sentido, curso, flujo o recorrido de una masa de información o de un sistema o poroceso adminitrativo u operativo, dentro del contexto de la organización, mediante la utilización de símbolos convencionales que representan operaciones, registraciones, controles, etc., que ocurren o suceden en forma oral u escrita en el quehacer diario del ente.
Podríamos decir que el cursograma tiene tres "elementos básicos" que son:
se trata de un diagrama o representación gráfica;
representa el fluir de información ya sea de tipo verbal o escrito;
se refiere siempre a un proceso de tipo administrativo u operación específica.
Este método tiene su origen dentro del área de la teoría de los gráficos, sus antecedentes se remontan a los gráficos utilizados por los ingenieros en los diagramas industriales, que representaban las actividades de producción como, por ejemplo: los diagramas de proceso de la operación industrial, los de recorrido y los denominados "mano izquierda - mano derecha."
Los cursogramas tienen dos grandes partes componentes:
Simbología: la simbología utilizada representa la operación o proceso y el fluir o recorrido de la información.
Diagramación: la forma de realizar, dibujar o graficar depende de los siguientes factores a tener en cuenta:
Lenguaje a usar: el conjunto de señales que dan a entender una cosa;
Método a desarrollar: mantener un modo razonado de obrar o proceder.
Uno de los problemas que tiene este método es que no existe una simbología de carácter universal, es decir que falta uniformidad en cuanto a su interpretación simbólica.
Contenido de la documentación.
Los papeles de trabajo contendrán:
Por sistemas: el flujo general de las operaciones y transacciones.
Las áreas o los sectores que intervienen en cada procedimiento.
Los controles vigentes y la forma en que se practican.
Determinación en cada sistema de:
Formulario
Autorizaciones de validez
Registros
Archivos
Verificación de las descripciones de los sistemas.
Finalizada la etapa anterior, se deberá proceder a:
Confirmar lo conocido, mediante la realización de una prueba de auditoría, que consistirá en verificar el cumplimiento de todo lo relevado.
La prueba consistirá en realizar el seguimiento de una operación o transacción a través de cada paso de sistema para poder determinar si la información se procesa en la forma descripta.
Si existen discrepancias, éstas pueden tener origen en:
Error o defecto en la descripción realizada del sistema, en este caso se debe practicar la corrección de la misma.
Error o deficiencia de sistema operante. Esta alternativa se deberá tener muy en cuenta en el momento de la evaluación final de las actividades de control.
En los papeles de trabajo se detallaran todas las pruebas efectuadas y las conclusiones a las que se llegaron.
Evaluación de las actividades de control de los sistemas.
Identificación de los controles existentes: Finalizado el relevamiento y la descripción de los sistemas, hay que detectar los controles existentes en los sistemas y su efectividad.
Errores potenciales: Pueden ocurrir estos tipos o clases
Transacciones registradas:
Que no son válidas;
En períodos incorrectos;
En forma incorrecta o incompleta;
Transacciones incorrectamente:
Salvadas o corregidas;
Imputadas;
Registradas en el período.
Transacciones no:
Registradas;
Autorizadas o aprobadas.
Verificación de la capacidad de las actividades de control de los sistemas operantes para: prevenir, detectar y corregir los errores potenciales.
Para determinar el grado de confiabilidad de los controles existentes, sobre la base de la capacidad de las actividades de control, se deberá establecer la ocurrencia de posibles o potenciales errores en los sistemas y su incidencia en los estados contables.
La presente clasificación permitirá evaluar la alternativa de confiar o no en las actividades de control de los sistemas existentes.
Pruebas de las actividades de control de los sistemas: Si se está en condiciones de confiar en las actividades de control de los sistemas, se procede a evaluar las actividades reales de control.
La verificación de la realidad se hará:
Seleccionando una muestra de las transacciones u operaciones que será representativa del todo.
En cada caso se verificará el funcionamiento y comportamiento de los controles existentes.
Los papeles de trabajo contendrán:
Pruebas efectuadas;
Resultados obtenidos.
En caso de que no se confíe en las actividades de control de los sistemas, no es necesario efectuar prueba alguna.
Resultado de la evaluación de las actividades de control de los sistemas.
Las actividades de control de los sistemas son eficientes. Si se decide confiar en las actividades de control de los sistemas y los resultados de las pruebas han sido satisfactorias, el auditor basará su labor en dichas actividades y las tendrá en cuenta al determinar la naturaleza, naturalieza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos de auditoria a aplicar.
Las actividades de control de los sistemas son deficientes. Si se ha determinado que las actividades de control de los sistemas no son confiables o los resultados de las pruebas sobre las mismas no son satisfactorias, no se confiará en dichas actividades. Por lo tanto, al programarse la naturaleza, el alcance y la oportunidad de los procedimientos, se contemplará la realización de una prueba mayor, y de análisis superior.